どうもこんにちは。
タクミです。
今回は時間の使い方について
お話してみようと思います。
時間の使い方？そんなもん、努力と根性でなんとでもなる！
・・・いや。
残念ながら、どうにもなりません。（笑）
むしろ行き当たりばったりの、
瞬間対処的な行動しか取れないと、
余裕がなくなり
負のサイクルに突入する可能性が高いです。
時間の使い方は仕事の成果、及び仕事人としての寿命に直結する！
そこで今回は、時間の使い方が下手な人の特徴を
5つほど挙げた上で、対策をまとめてみます。
参考にした書籍はこちら。
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では参ります。
- ① 努力と根性で、時間感覚の歪みを無理矢理矯正している
- ②仕事にかかる実働時間を短く見積もりすぎている
- ③優先順位という考え方が欠落している
- ④ルーチンワークのシステム化に失敗している
- ⑤捨てるという行動が取れない
- 全てのパターンに有効なのは、やっぱり朝活
- 時間の使い方が下手な人の特徴５選！改善するための考え方と対策 まとめ
① 努力と根性で、時間感覚の歪みを無理矢理矯正している
職場を見渡すと、案外多いのがこのタイプ。
無理矢理な残業やハードスケジュールで、
なんとか仕事を終わらせて、帳尻を合わせるのが特徴。
問題点はこちら。
- ただの瞬間的対処で、根本的解決になっていない
- 自分だけが頑張っていると被害妄想になりやすい
- 時間感覚のおかしさは、周りに伝染しやすい
- 最終的に、同調圧力が高まり無駄な残業が会社の風土となる
このパターンの怖いところは、
サービス残業や、ハードワークが悪しき習慣となり
徐々に疑問を持たなくなっていく点。
みんな残業しているから、自分も・・・。
そんな考えはすぐに捨て去りましょう。
ただし、ほとんどの会社は無駄な残業をして
初めて仲間と認められる（無意味な）文化が
根付いていることがほとんど。
残業を問題視できる優秀な上司がいれば、
その人に従い、
早めに帰る習慣をつけましょう。
（同じ価値観を共有できる、
仲間を増やすのが一番得策）
反対に、問題上司がはびこっていたり、
会社全体に、
残業を推奨する文化が根付いている場合は、
自分の取る行動にも要注意。
無駄な残業はせずに、すぐ帰る。
という正論が、全く通じないことが想像されます。
（ 反乱分子扱いされるのも珍しくない）
会社に価値観を合わせるか、
はたまた自分の時間を守るか？
選択は慎重に行うべきかと思います。
②仕事にかかる実働時間を短く見積もりすぎている
自分の能力への過信とも言える問題。
結果的に定めていた
スケジュールがこなせなくなり、
どんどん苦しくなっていきます。
トラブルを想定しなさすぎて、
時間が食われるのも
このパターンに含まれます。
- 余裕がないスケジュールにより、却って効率が落ちる
- 客先や、上司からの仕事を安請け合いしがち
- 実働時間を正確に見積もれないのは、そもそも能力不足
- 火事場の底力を毎回期待して、スケジュールを組んでいる
- 無理な指示が多くなり、部下をパンクさせる可能性が高い
たまたま上手くいった体験や記憶を、
都合よくつなぎ合わせると、
このパターンに陥ります。
また、メールの返信や、日々の事務作業など、
細々した仕事に取られる時間への意識が、
低すぎることも原因となります。
③優先順位という考え方が欠落している
割り込みスケジュールを、
全部引き受けてしまい
予定が滅茶苦茶になるパターン。
お客さんや、取引先に対して
下手に出すぎていることも
要因の一つと考えられます。
- 携帯電話がなることが、仕事の喜びと思っている
- 手帳に追加されたスケジュールが自分の誇り
- 手帳が埋まっていないと不安になる
- 採算が合わない仕事でも、全力で取り組んでしまう
- 相手の希望日に合わせすぎている
尚、世の中には信じられませんが、
人の技術と時間を使わせておいて、
今回は無料でいいよね？
などと平気で言ってくる人間も存在します（汗）
果たして、
今後もしっかり付き合うべき相手なのか？
他に時間と力を費やすべき案件があるのではないか？
また、緊急案件なのか?
余裕を持っての対応でいいのか?
しっかりした見極めも重要になってきます。
受ける案件の締め切りは、
毎回確認するように意識しましょう。
④ルーチンワークのシステム化に失敗している
（システム化を追求したドヤ顔の外人）
毎回同じ内容の作業だったり、
頼むものが決まっているのであれば、
必ずシステム化しましょう。
システム化が出来ない人は
下記のような特徴あり。
- 目先しか見ておらず、システム化する時間を作らない
- システム化する時間より、力技による仕事の完結が優先
- 各仕事の共通点を探さないので、毎回試行錯誤する
- 時間をかけることが、全て丁寧な仕事だと思っている
ルーチンワークに対して
システムを組まないのは、
水道管を引かずに
毎回水を汲みに出かけるようなものです。
同じような見積を作成する機会が多い場合は、
テンプレートを作成しておく。
発注するものが決まっていれば、自分なりの
オーダーシートを作成しておく。
空いた時間を見つけて、（もしくは作って）
システムを組む重要性を認識しましょう。
⑤捨てるという行動が取れない
机の上と、パソコンのデスクトップを見れば
大体その人間が、効率的な仕事が出来るのか判断がつきます。
机が書類や物で散乱している！
PCのデスクトップが不要なフォルダーで埋め尽くされている！
これらに共通するのは、
捨てるものが判断できない。
取捨選択能力に難ありと想定されます。
- いちいち書類を探すので、時間がいくらあっても足りない
- 見積書は１年間、紙ベースで保管などと決めている
（特殊な場合を除き、データを残しておけば十分） - デスクトップが散乱していると、それだけで集中力が落ちる
（常にマルチタスクに近い状態に陥る）
また、先ほどの優先順位の話とも関係しますが、
相手の求めている情報を、すぐに提供できないのも、
このタイプの特徴です。
結果、全てのレスポンスが後手に回り、
仕事が終わらなくなります。
根性で残業する位なら、
一度不要な書類を捨てたり、PCのフォルダーの整理に
着手するようにしましょう。
月末のタイミングで、
毎回書類をリセットするのもオススメです。
（月をまたいだものは、優先順位を落とし、別フォルダーにしまう等）
全てのパターンに有効なのは、やっぱり朝活
結局のところ、時間の使い方が下手な人は、
ラストスパート志向と言えます。
締め切り直前まで、他の優先順位が低い仕事をやってしまい
間に合わないかもしれないタイミングで本気を出す。
これでは、安定した仕事はこなせず、
心身ともに消耗していく一方です。
紹介している書籍では、
時間の使い方を正すのに有効なのは、朝活と断言しています。
朝の時間を使い、優先順位の高い仕事を片付ける。
周りがスイッチが入った頃には、一仕事終えている。
そんな感覚が必要と言えます。
（最初全力で取り組み、終わりが見えたら流していく）
時間の使い方が下手な人の特徴５選！改善するための考え方と対策 まとめ
今回の記事のポイントはこちら。
- ラストスパート志向を止める
- 初動に全力を注ぎ、終わりが見えてから力を抜く
- 早起きを習慣化して、朝の時間の有効活用を始める
- 不要なものを捨てていく
- 締め切りをしっかり意識する
今回紹介した内容を少しでも実践できれば、
だいぶ時間への考え方が変わってくるはずです。
試してみて効果があると思えたら、
是非紹介している書籍を、手にとって読んでみると、
時間の使い方への認識が、更に高まると思います。
この記事が、
少しでもあなたの時間に対する悩みに、
貢献できれば幸いです。
また更新します。
そんじゃ、またね！
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